Extra personeelskosten na letselschade bij ondernemers

Een ongeval met letselschade kan voor een ondernemer grote gevolgen hebben. Niet alleen privé, maar ook zakelijk. Als een ondernemer tijdelijk of langdurig uitvalt, moet het bedrijf vaak blijven draaien. Klanten moeten geholpen worden, opdrachten moeten worden uitgevoerd en lopende verplichtingen moeten worden nagekomen. Daardoor kunnen extra personeelskosten ontstaan.

Denk aan de inzet van vervangend personeel, het inhuren van freelancers, extra uren van medewerkers, tijdelijke administratieve ondersteuning of het uitbesteden van werkzaamheden die de ondernemer normaal zelf uitvoert. Deze kosten kunnen onderdeel zijn van de letselschade, als ze het gevolg zijn van het ongeval en voldoende kunnen worden onderbouwd.

Waarom extra personeelskosten na letselschade kunnen ontstaan

Veel ondernemers zijn nauw verbonden met hun bedrijf. Zeker bij zelfstandigen, directeur-grootaandeelhouders, vennoten en eigenaren van een eenmanszaak is de ondernemer vaak niet alleen eigenaar, maar ook uitvoerder, verkoper, planner, relatiebeheerder en beslisser. Als die ondernemer door letsel uitvalt, valt er dus niet alleen een persoon weg, maar vaak ook een centrale functie binnen het bedrijf.

De gevolgen verschillen per onderneming. Een zelfstandig schilder kan mogelijk tijdelijk geen opdrachten uitvoeren. Een eigenaar van een adviesbureau kan minder declarabele uren maken. Een horecaondernemer kan niet meer meewerken op de vloer. Een directeur-grootaandeelhouder kan tijdelijk niet aansturen, verkopen of onderhandelen. In al die situaties kan het nodig zijn om vervangende arbeid te organiseren.

Die vervanging brengt kosten met zich mee. Soms gaat het om een tijdelijke werknemer. Soms om een zzp’er of freelancer. Soms moeten bestaande medewerkers overuren maken of krijgt een collega tijdelijk meer verantwoordelijkheden. Als deze kosten rechtstreeks verband houden met het ongeval, kunnen ze in aanmerking komen voor vergoeding.

Vervanging van de ondernemer binnen het bedrijf

Een belangrijk aandachtspunt bij letselschade van ondernemers is de vraag welke werkzaamheden de ondernemer vóór het ongeval zelf verrichtte. Dat is niet altijd eenvoudig. Een ondernemer heeft vaak geen vaste functieomschrijving en verdeelt zijn tijd over allerlei taken.

Voor een goede schadeberekening moet daarom worden vastgesteld welke werkzaamheden door het letsel niet meer, minder of alleen met hulp kunnen worden gedaan. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen uitvoerende werkzaamheden, commerciële werkzaamheden, leidinggevende taken, administratie, planning en acquisitie.

Als de ondernemer zelf uitvalt, kan het bedrijf iemand anders moeten inzetten om die taken over te nemen. Dat wordt ook wel vervangende arbeid genoemd. De kosten daarvan kunnen schade vormen. Het maakt daarbij niet altijd uit of de vervanger extern wordt ingehuurd of intern wordt ingezet. Ook als een medewerker tijdelijk taken van de ondernemer overneemt, kan dat financiële gevolgen hebben. Denk aan overuren, een tijdelijke loonsverhoging, verlies aan productiviteit of het wegvallen van de eigen werkzaamheden van die medewerker.

Inhuur van freelancers of tijdelijke krachten

Een veelvoorkomende schadepost is de inhuur van freelancers, zzp’ers of tijdelijke arbeidskrachten. Die inzet kan nodig zijn om opdrachten af te maken, klanten te behouden of omzetverlies te beperken. Voor de schadebehandeling is het belangrijk dat duidelijk wordt waarom de inhuur nodig was en welke werkzaamheden zijn overgenomen.

Relevante stukken zijn bijvoorbeeld offertes, facturen, urenstaten, opdrachtbevestigingen, e-mails met klanten, agenda’s en planningen. Ook kan het helpen om vast te leggen welke werkzaamheden de ondernemer normaal zelf zou hebben gedaan en waarom dat door het letsel niet mogelijk was.

De redelijkheid van de kosten speelt een belangrijke rol. Een aansprakelijke partij of verzekeraar zal willen beoordelen of de inhuur noodzakelijk was, of het tarief marktconform was en of de inzet in verhouding stond tot de bedrijfsactiviteiten. Een goede onderbouwing voorkomt discussie.

Overwerk van personeel

Soms wordt geen externe vervanger ingeschakeld, maar vangen bestaande medewerkers de uitval van de ondernemer op. Zij maken dan extra uren, nemen taken over of werken tijdelijk onder hogere druk. Ook deze extra personeelskosten kunnen relevant zijn bij letselschade van een ondernemer.

Denk aan overwerkvergoedingen, tijdelijke uitbreiding van contracturen, bonussen, compensatie-uren of extra loonkosten. Daarnaast kan het bedrijf indirect schade lijden doordat medewerkers minder tijd hebben voor hun eigen werk. Daardoor kunnen opdrachten vertraging oplopen, kan omzet wegvallen of kan extra ondersteuning nodig zijn.

Voor de schadeberekening is het belangrijk om deze inzet concreet te maken. Wie heeft welke taken overgenomen? Hoeveel extra uren zijn gemaakt? Welke kosten zijn daadwerkelijk betaald? En hoe verhouden die kosten zich tot de werkzaamheden die de ondernemer door het letsel niet kon verrichten?

Tijdelijke ondersteuning en uitbesteding

Niet alle vervangende arbeid bestaat uit personeel dat precies hetzelfde werk doet als de ondernemer. Soms is tijdelijke ondersteuning voldoende om het bedrijf draaiende te houden. Denk aan administratieve hulp, een telefoniste, een planner, een boekhouder, een salesmedewerker of een interim-manager.

Ook kan het nodig zijn om werkzaamheden uit te besteden. Een ondernemer die normaal zelf offertes maakt, klantcontact onderhoudt of projecten begeleidt, kan die taken tijdelijk aan een derde overlaten. Een ondernemer die fysiek werk doet, kan uitvoerende werkzaamheden uitbesteden terwijl hij zelf nog beperkt kan blijven coördineren.

Deze kosten kunnen onderdeel zijn van de letselschade als ze zonder ongeval niet of niet in die omvang zouden zijn gemaakt.

Voorkomen van omzetverlies

Extra personeelskosten worden vaak gemaakt om grotere schade te voorkomen. Een ondernemer die snel vervanging regelt, kan daarmee omzetverlies beperken, klanten behouden en contractuele verplichtingen nakomen. Dat is in veel gevallen redelijk.

Daarom moet bij de beoordeling van deze schadepost niet alleen worden gekeken naar de kosten zelf, maar ook naar het doel ervan. Soms zijn extra personeelskosten juist een manier om de totale schade te beperken. Zonder vervanging had het bedrijf mogelijk opdrachten verloren, boetes gekregen of langdurige reputatieschade opgelopen.

Dat maakt de schadeberekening complex. De kosten van vervanging moeten worden afgezet tegen het omzetverlies dat daarmee is voorkomen. In sommige gevallen is een bedrijfseconomische analyse nodig om inzichtelijk te maken wat het ongeval financieel heeft veroorzaakt.

Wat moet worden onderbouwd?

Wie extra personeelskosten na letselschade wil verhalen, moet de schade goed kunnen onderbouwen. Belangrijk is dat er een duidelijk verband wordt gelegd tussen het ongeval, het letsel, de beperkingen van de ondernemer en de gemaakte kosten.

Daarvoor zijn onder meer de volgende gegevens van belang: de werkzaamheden van de ondernemer vóór het ongeval, de medische beperkingen na het ongeval, de periode van uitval, de noodzaak van vervanging, de aard van de vervangende werkzaamheden, de gemaakte kosten en de financiële gevolgen voor het bedrijf.

Ook moet worden gekeken naar de normale bedrijfsvoering. Had het bedrijf sowieso personeel nodig gehad? Was de freelancer al eerder ingeschakeld? Zijn de kosten tijdelijk of structureel? Is sprake van extra kosten, of van kosten die ook zonder ongeval zouden zijn gemaakt? Juist dat onderscheid is belangrijk bij de schadevaststelling.

Verschil tussen extra kosten en verlies van verdienvermogen

Extra personeelskosten hangen vaak samen met verlies van verdienvermogen, maar het is niet hetzelfde. Verlies van verdienvermogen ziet op het inkomen of de winst die de ondernemer misloopt doordat hij door het letsel minder kan werken of minder kan verdienen. Extra personeelskosten zien op de kosten die nodig zijn om werkzaamheden op te vangen of het bedrijf draaiende te houden.

In de praktijk lopen deze posten soms door elkaar. Een ondernemer kan bijvoorbeeld minder winst maken doordat omzet wegvalt, maar tegelijk extra kosten maken voor vervanging. Ook kan vervanging ervoor zorgen dat de omzet op peil blijft, terwijl de winst daalt door hogere personeelskosten.

Daarom is het belangrijk om de schadeposten zorgvuldig te onderscheiden. Anders bestaat het risico dat schade dubbel wordt opgevoerd of juist niet volledig wordt meegenomen.

Waarom gespecialiseerde rechtshulp belangrijk is

Letselschade van ondernemers vraagt om specifieke kennis. Het gaat niet alleen om medische beperkingen en juridische aansprakelijkheid, maar ook om bedrijfsvoering, jaarcijfers, fiscale stukken, winstontwikkeling, personeelskosten en toekomstprognoses. Een standaardbenadering is vaak onvoldoende.

Daarom is het verstandig om een gespecialiseerde belangenbehartiger in te schakelen. Bij voorkeur gaat het om een NIVRE-registerexpert die werkzaam is bij een kantoor dat houder is van het Nationaal Keurmerk Letselschade. Zo’n belangenbehartiger heeft ervaring met de behandeling van letselschadezaken en met de onderbouwing van complexe schadeposten, zoals verlies van verdienvermogen en extra personeelskosten bij ondernemers.

Een gespecialiseerde belangenbehartiger kan helpen om de juiste stukken te verzamelen, de schadeposten goed te formuleren, discussie met de verzekeraar te voeren en waar nodig een arbeidsdeskundige, bedrijfseconomisch deskundige of rekenkundige in te schakelen. Dat is belangrijk, omdat ondernemersschade vaak maatwerk is.

Voorkom dat schade onzichtbaar blijft

Extra personeelskosten na letselschade zijn niet altijd direct zichtbaar. Soms worden werkzaamheden informeel opgevangen door personeel, familieleden of mede-vennoten. Soms werkt de ondernemer zelf door ondanks klachten, waardoor de schade pas later duidelijk wordt. En soms wordt omzetverlies voorkomen, maar daalt de winst door hogere kosten.

Juist daarom is het belangrijk om vanaf het begin vast te leggen welke gevolgen het ongeval heeft voor het bedrijf. Noteer welke werkzaamheden niet meer lukken, welke ondersteuning nodig is, welke uren extra worden gemaakt en welke kosten daaruit voortvloeien. Bewaar facturen, loonstroken, urenregistraties, planningen en correspondentie.

Hoe beter de gevolgen worden vastgelegd, hoe sterker de onderbouwing van de schadeclaim.

Conclusie

Een ongeval met letselschade kan voor ondernemers leiden tot aanzienlijke extra personeelskosten. Als de ondernemer uitvalt, moet het bedrijf vaak doorgaan. Vervangend personeel, freelancers, overwerk van medewerkers en tijdelijke ondersteuning kunnen dan noodzakelijk zijn.

Deze kosten kunnen voor vergoeding in aanmerking komen als zij het gevolg zijn van het ongeval, redelijk zijn en goed worden onderbouwd. Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen extra kosten, omzetverlies en verlies van verdienvermogen.

Omdat letselschade bij ondernemers vaak complex is, is deskundige begeleiding van groot belang. Een gespecialiseerde belangenbehartiger, zoals een NIVRE-registerexpert die werkt bij een kantoor met het Nationaal Keurmerk Letselschade, kan helpen om de schade volledig en zorgvuldig in kaart te brengen.